Diagnóstico de la situación de la empresa en materia de Productividad

Objetivo: Usted conocerá el beneficio de realizar un diagnóstico de la situación de su empresa en materia de productividad, así como las fases generales para llevarlo a cabo.

¿Por qué invertir tiempo, dinero y esfuerzo en un diagnóstico de la situación de su empresa en materia de productividad?

Todo empresario como usted, que quiera incrementar las ganancias de su empresa, debe iniciar por hacerse la siguiente pregunta:

¿Qué estoy haciendo bien en mi empresa y en qué puedo mejorar?

Es probable que usted crea tener la respuesta al cuestionamiento anterior, pero en realidad, tal vez esa respuesta no está a simple vista.

En algunas ocasiones, los problemas que se manifiestan en la empresa y que afectan negativamente la productividad son consecuencia de problemas más profundos que no se notan y a veces no se conocen.

Un diagnóstico en materia de productividad sirve para conocer cuál es la productividad actual de su empresa y para identificar cuáles son las causas que no han permitido incrementarla y aquellas que hacen posible que ésta crezca.

El diagnóstico a su vez, es el punto de partida para diseñar y llevar a cabo un programa para elevar la productividad de su empresa y obtener más ganancias.

Contar con un diagnóstico le ahorrará mucho dinero. Al realizarlo, usted tendrá elementos para enfocar sus esfuerzos y recursos en resolver, principalmente, aquellos problemas que afectan la productividad de su negocio.

¿Qué es un diagnóstico de la situación de su empresa en materia de productividad?

Es un proceso que realiza la empresa o un consultor externo, mediante el cual se recaba y analiza información de la propia empresa para tres finalidades básicas:

1. Para que usted conozca cuál es la productividad actual de su empresa.

2.Para que usted conozca cuáles son los problemas que limitan el incremento de la productividad, así como las causas que los originan.

3. Para que usted conozca las causas que, en su caso, han hecho posible que la productividad de su empresa crezca.

Etapas generales para llevar a cabo un diagnóstico de la situación de su empresa en materia de productividad

Como todo proceso, el diagnóstico que nos ocupa se integra por fases, que se sugiere llevar a cabo en el siguiente orden:

Cuando una empresa se decide a mejorar su productividad y requiere contar con un diagnóstico serio como punto de partida, lo primero que debe hacer es seleccionar a las personas que integrarán el grupo de trabajo encargado de la realización del diagnóstico.

Ese grupo de trabajo debe conformarse por personal de todas las áreas de la empresa. Dichas áreas no se refieren a los espacios físicos donde trabajan, sino a las personas que realizan cada actividad. Para el caso de la panadería existe:

Las actividades que realiza un área en particular, por ejemplo producción, son diferentes a aquellas que realizan otras áreas. Por eso es importante que en el grupo de trabajo participe personal de toda la empresa. Normalmente quienes conocen los problemas y en ocasiones sus causas, son los propios trabajadores.

Si en lugar de integrar un grupo de trabajo para realizar el diagnóstico, una sola persona lo hace sin ayuda de los demás, lo más probable es que el diagnóstico no considere aspectos importantes que sólo conocen quienes día a día realizan las actividades del negocio.

No basta con que una empresa tenga la intención de realizar un diagnóstico de productividad y que para ello forme un grupo de trabajo, además es necesario que los integrantes de ese grupo sepan lo que van a hacer (un diagnóstico), el objetivo de esa labor y la responsabilidad que implica.

El diagnóstico es el punto de partida para elaborar un programa de productividad. Si este diagnóstico no es correcto, las acciones que la empresa lleve a cabo para mejorar, no tendrán mucho impacto y generarán costos innecesarios.

Cuando usted orienta a los trabajadores para que realicen un diagnóstico de su empresa y les indica los pasos a seguir presentados en este módulo, capacita a sus trabajadores.

Para el caso de la panadería del módulo 1, vamos a medir paso a paso la productividad:

Paso 1. Definir la frecuencia con la que vamos a medir la productividad.

En este paso es necesario definir cada cuándo va a medir la productividad de su empresa: puede ser cada semana, cada mes, cada trimestre o cada año.

Como ejemplo, consideraremos medir la productividad cada mes, a partir de julio de 2014.

Paso 2. Calcular el valor de la producción o ventas.

Para simplificar los cálculos que realizaremos en este ejercicio, consideraremos que la panadería trabaja todos los días del año, y se vende la totalidad de su producción.

• En julio, la panadería produjo 1,500 bolillos diarios que vendió en $2.00 cada uno, por lo que obtuvo $3,000.00 de ingreso cada día.

• En agosto, la panadería produjo 1,300 bolillos diarios que vendió en $2.00 cada uno, por lo que obtuvo $2,600.00 de ingreso cada día.

Como en el paso 1 dijimos que mediremos la productividad cada mes, entonces tenemos que multiplicar el ingreso diario por el número de días en el mes.

• Para el caso de julio, hacemos la siguiente operación:

Esa cantidad es lo que se conoce como valor de la producción o de las ventas, en este caso de julio de 2014.

• Para el caso de agosto, realizamos la siguiente operación:

Esa cantidad corresponde al valor de la producción de agosto de 2014.

Paso 3. Calcular el costo de todos los recursos que se requirieron para generar el valor de la producción o ventas.

Para el caso de la panadería, recordemos los siguientes datos:

• En julio, el costo total de los recursos utilizados diariamente fue de $2,231.30.

• En agosto, el costo total de los recursos utilizados diariamente fue de $2,574.35.

Como en el paso 1 dijimos que mediremos la productividad cada mes, entonces tenemos que multiplicar el costo total de los recursos utilizados diariamente por el número de días en el mes.

• Para el caso de julio, hacemos la siguiente operación:

Esa cantidad representa el costo de todos los recursos que se requirieron para generar el valor de la producción o ventas, en este caso, de julio de 2014.

• Para el caso de agosto, hacemos la siguiente operación

Esa cantidad corresponde a los costos de agosto de 2014.

Paso 4. Dividir el valor de la producción o ventas entre el costo de todos los recursos que se requirieron para generar el valor de la producción o ventas.

En el paso 2 calculamos el valor de la producción o ventas:

En el paso 3 calculamos el costo de todos los recursos que se requirieron para generar el valor de la producción o ventas:

Por tanto, en este paso hacemos las siguientes divisiones:

Lo que quiere decir:

• Para julio, la productividad de su empresa es de 1.34.

Es decir, por cada peso de costos genera $1.34 de ventas. Lo significa que restando los costos a las ventas, esto es:

La empresa genera $0.34 de ganancias por cada peso invertido.

• Para agosto, la productividad de su empresa es de 1.01.

Por cada peso de costos genera $1.01 de ventas. Esto significa que restando los costos a las ventas, es decir:

La empresa genera apenas $0.01 de ganancias por cada peso invertido.

Productividad = Valor de la producción o de las ventas ÷ Costo de todos los recursos que se requirieron para generar ese valor.

Con el dato de la productividad de julio y de agosto, podemos apreciar si ésta aumenta, disminuye o no cambia.

Para saber en qué porcentaje aumentó o disminuyó la productividad en su empresa de un periodo a otro, lo primero que debe hacer es determinar su punto de partida (denominado periodo base) que en este caso es julio, por ser el primer mes de medición. En un índice, el periodo base siempre representa el 100%. Mientras que su punto de comparación (denominado mes de referencia) será agosto.

Con estos elementos, realizamos el cálculo siguiente:

A este dato se le conoce como Índice de Productividad. Es un índice porque compara el comportamiento de otros periodos, en este caso, los siguientes meses del año, con el periodo base que corresponde a julio.

Entonces, al ser nuestro punto de partida, la productividad del mes de julio de 2014 representa el 100%. Reiteramos, en un índice, el periodo base siempre representa el 100%.

Para conocer la diferencia de productividad frente a nuestro periodo base, restamos del 100% en julio, el resultado del mes de referencia, en este caso agosto (75.4%). :o que indica que la productividad de la empresa en agosto fue 24.6% menor que la productividad del mes de julio:

Cuando ya conocemos la productividad de nuestra empresa en diferentes periodos, por ejemplo de julio a agosto, estamos en posibilidad de apreciar el comportamiento de esa productividad.

Cuando la productividad va a la baja como en este caso, lo que sigue es investigar las causas que generan esa pérdida de productividad o que impiden que ésta crezca.

Cuando la productividad crece regularmente, es importante también conocer las causas que hacen posible ese crecimiento para fomentar que la empresa siga por esa ruta.

Comúnmente, los problemas que limitan el crecimiento de la productividad de su empresa no son evidentes. Lo que se nota con mayor facilidad son los síntomas.

Un síntoma es una señal que indica que hay algún problema, pero no es el problema mismo.

Tal cual se presentó en el módulo 1, puede ser que un síntoma de su empresa sea una disminución de ganancias.

Dicha disminución es un síntoma de algo más profundo, es decir, el verdadero problema que causa ese incremento en los costos.

Ejemplos de síntomas que pueden presentarse en su empresa son los siguientes:

Luego de que el grupo de trabajo que desarrolla el diagnóstico tiene clara la diferencia entre síntomas y problemas, es necesario que se genere una lista de todos aquellos síntomas que se presentan en su empresa. Por ello es tan importante que participe personal de todas las áreas, para que todos los síntomas sean identificados.

Cuando los síntomas que se manifiestan en su empresa ya han sido identificados, es necesario realizar un análisis más profundo para detectar las causas que generan esos síntomas.

En el diagnóstico se identificó el siguiente síntoma:

• Disminución de ganancias

Para detectar las causas que generan una disminución de ganancias en la empresa, es necesario hacer preguntas como las siguientes:

• ¿Cuáles son las razones por las que la empresa obtiene menos ganancias que antes?
• ¿La disminución de ganancias depende de la empresa o es causa ajena a la misma?

Las causas de la disminución de ganancias pueden ser:

1. Que la instalación del gas del horno en el cual se elabora el bolillo no haya recibido mantenimiento y presente fugas.

2. Que exista desperdicio de recursos.

3. Que el personal no ha recibido la capacitación necesaria para realizar su trabajo de manera óptima, lo que genera menor producción por trabajador.

En este caso, el síntoma es la disminución de ganancias, es decir, aquello que es evidente; los problemas son:

1) Que existen fugas de gas debido a que la instalación no ha recibido mantenimiento.

2) Que hay desperdicio de recursos por la falta de capacitación de los trabajadores.

3) Que los trabajadores no han recibido capacitación y por ello no pueden realizar su trabajo de manera óptima, obteniendo menor producción por persona.

Después que usted y su equipo de trabajo identifiquen el problema como tal, tendrán resuelto el 50% de ese problema; el otro 50% tiene que ver con las acciones que, con base en el programa de productividad, realice su empresa para eliminar o reducir ese problema.

¡No lo olvide, los síntomas que se presentan en su empresa pueden deberse a múltiples causas. Al resolver los problemas que lo ocasionan, el síntoma desaparece!

Un siguiente paso en el diagnóstico es clasificar los problemas que detectamos en nuestra empresa.

En esta fase se debe hacer una lista ordenada de los problemas identificados, colocando al inicio aquellos que son más importantes para la empresa.

Todos los problemas deben resolverse, pero en ocasiones no es posible resolverlos todos al mismo tiempo, por lo que su empresa deberá seleccionar lo que además de importante, resulta urgente.

Para hacer la lista referida, le sugerimos integrar una tabla como la siguiente que será de utilidad cuando defina su programa de productividad:

El orden numérico le permitirá saber qué problemas es necesario resolver primero, es decir, primero resolvemos el 1, luego el 2 y así sucesivamente.

Si es posible resolver varios problemas al mismo tiempo, no dude en hacerlo, sólo asegúrese de resolver el problema y no el síntoma.

¡Recuerde que el síntoma se acabará cuando el problema que lo ocasiona sea resuelto!

Luego de identificar los síntomas y los problemas que hay detrás de esos síntomas, así como clasificar dichos problemas y asignarles un orden de importancia, el paso siguiente consiste en proponer soluciones iniciando por el problema 1.

Cada problema puede ser resuelto de diferentes maneras, por lo que es necesario considerar todas las posibles soluciones que la empresa defina.

Después de contar con una lista de las posibles soluciones de cada problema, es necesario realizar un análisis profundo para determinar cuál de estas soluciones es la más viable para cada caso. Esa evaluación debe ser realizada en términos de calidad y cantidad, es decir, hacer más bolillos y además hacerlos mejor.

En el módulo 3 usted conocerá los elementos básicos para el diseño de un programa de productividad a través del cual las soluciones que se determinen en dicha fase serán implementadas.