Elementos básicos para el diseño de un programa de Productividad en las MIPYMES

Objetivo: Usted conocerá los elementos básicos que es necesario tomar en cuenta para diseñar e implementar programas que permitan elevar la productividad de su empresa.

Introducción

Antes de iniciar con el diseño de su programa de productividad, es importante tener en cuenta que lo que no se mide no se puede mejorar. Por eso la importancia de utilizar indicadores.

Todas aquellas acciones que la empresa decida realizar para mejorar la productividad deben ser evaluadas para verificar su efectividad. Si no se mide el impacto de esas acciones, no sabremos si están dando resultado.

¿Qué es un programa de productividad?

Un programa de productividad es un documento de trabajo que permite enlistar las acciones concretas que se realizarán en las empresas con el fin de elevar su productividad.

Recordemos que dichas acciones son resultado del diagnóstico que se analizó en el módulo 2, en el cual hablamos de la importancia de realizar un ejercicio serio e hicimos énfasis en la necesidad de identificar los síntomas que nos orientan para identificar los problemas reales que afectan la productividad.

Esos problemas que es necesario resolver, deben ser clasificados para determinar su prioridad de solución.

Dijimos también que después de identificar los síntomas y las causas que los generan, así como clasificar los problemas y asignarles un orden de importancia, el paso siguiente consiste en proponer soluciones iniciando por el problema 1.

Esas soluciones que se consideraron viables en el módulo 2, así como otros datos que obtuvimos en el diagnóstico, son la base para lo que vamos a hacer ahora.

¿Cuáles son los elementos básicos para diseñar un programa de productividad?

Los elementos básicos que se sugiere tomar en cuenta son los siguientes:

1. Definir objetivos en materia de productividad.

El primer paso consiste en definir los objetivos concretos que perseguirá la empresa.

Hay dos tipos de objetivos que es necesario considerar:

En el caso de la panadería referido en módulos anteriores, definimos tanto el objetivo general de productividad como los objetivos específicos.

¿Recuerda que en el módulo 2 medimos la productividad de la panadería y obtuvimos los siguientes datos de julio y agosto de 2014?

Con esos datos, la empresa define que su objetivo general de productividad consiste en lo siguiente:

Lograr que para diciembre de 2014 la productividad de la panadería sea mayor a 1.34, es decir, que la empresa genere más de $0.34 de ganancias por cada peso de costos, tal cual se alcanzó en julio, cuando la panadería fue productiva.

Para definir los objetivos específicos, recordemos el cuadro que integramos en el módulo 2:

Los objetivos específicos de productividad se relacionan de manera directa con los problemas identificados, por lo que ahora la empresa define los objetivos específicos que le permitan lograr para diciembre de 2014 una productividad mayor a 1.34:

Para que quede más claro el ejemplo de definición de los objetivos específicos, recordemos los datos de la panadería:

En agosto, la panadería utiliza más recursos que en julio y produce menos bolillos diariamente (1,500 bolillos en julio y sólo 1,300 bolillos en agosto). Esos recursos desaprovechados en agosto afectan la productividad, por lo que es necesario realizar acciones para mejorar.

En este momento hemos definido el objetivo general de productividad y los tres objetivos específicos, ahora debemos determinar los indicadores de seguimiento. Estos nos permitirán medir el avance de los objetivos antes mencionados.

2. Formular indicadores de seguimiento.

Recuerde que los indicadores permiten medir y que lo que no se mide no se puede mejorar. Por ello es importante siempre medir utilizando un indicador para cada objetivo específico.

Con base en las causas y los objetivos específicos que buscamos alcanzar, se establecen tres indicadores de seguimiento.

1. % de desperdicio de gas
2. Productividad laboral diaria
3. % de desperdicio de recursos

Definimos las siguiente fórmulas de cálculo para los indicadores:

¿Por qué medir el desperdicio por cada mil bolillos? Porque cada mes la panadería produce un número diferente de bolillos. En julio se produjeron diariamente 1,500 y en agosto 1,300 bolillos, por lo que la cantidad de insumos también es variable.

Calcular por cada millar o cada ciento o cada decena, según sea la empresa, nos permitirá comparar entre los meses, como lo hicimos con el cálculo del Índice de Productividad, visto en el módulo 2.

Definidos los indicadores y sus fórmulas de cálculo, se sugiere agregar una columna al cuadro que hemos venido trabajando denominada “Indicadores y fórmulas de cálculo”.

Al integrar el cuadro paso a paso, se contará con toda la información en una misma hoja.

3. Medir la línea base.

Reiteramos que lo que no se mide no se puede mejorar. Pero no basta con medir, es necesario contar con un punto de referencia contra el cual comparar las mediciones que se hagan periódicamente, con el fin de evaluar los avances que logre la empresa al implementar su programa de productividad.

Ese punto de referencia se denomina línea base, en este caso se definió que agosto será el mes de referencia.

Para cada indicador que la empresa defina es necesario medir la línea base, por lo que ahora se medirá esa línea base para los tres indicadores que se definieron en el paso previo:

Para calcular el costo de gas consumido por cada mil bolillos en julio, dividimos el costo total del gas consumido en el mes ($292.94) entre el número de piezas elaboradas al mes (46,500) por mil, es decir:

Ahora, para calcular el costo de gas consumido por cada mil bolillos en agosto, dividimos el costo total del gas consumido en el mes ($380.82) entre el número de piezas elaboradas al mes (40,300) por mil, es decir:

Con estos datos, podemos obtener el costo del gas desperdiciado por cada mil bolillos en agosto. Para lo cual comparamos el costo del gas consumido en ese mes ($9.45) con respecto al costo del consumo de gas por cada mil piezas en el mes de julio ($6.30). Esto es:

Para saber cuál es el porcentaje de desperdicio, dividimos el costo de gas desperdiciado por cada mil bolillos ($3.15) entre el costo por cada mil bolillos del periodo base ($6.30 en julio) por 100. Es decir:

El resultado significa que el 50% del gas que se utilizó en su empresa en agosto se desperdicia sin generar ganancia alguna.

Ésa es la línea base. Cada mes que se vuelva a medir este indicador, se tendrá que comparar el porcentaje de desperdicio de gas que resulte (en septiembre, octubre, noviembre y diciembre) contra ese 50%.

Las acciones que la empresa realice para reducir ese desperdicio deberán permitir que, cada mes, el porcentaje de gas desaprovechado sea menor a ese 50%, hasta cumplir con el objetivo específico para este caso: lograr que no haya desperdicio del gas que utiliza la panadería para producir pan, a más tardar para diciembre de 2014.

El número de bolillos que se produjeron y vendieron diariamente en agosto asciende a 1,300 piezas. Para saber cuál es el número de bolillos producido en todo agosto, se multiplican los 1,300 bolillos por 31 días del mes.

• El número de bolillos producidos y vendidos en agosto asciende a 40,300.

• La empresa cuenta con 7 trabajadores para la producción y venta del bolillo.

Con base en los datos que ya se conocen, se aplica la fórmula de este indicador:

El resultado significa que la productividad laboral, es decir, la producción diaria promedio por trabajador en el mes, asciende a 186 bolillos.

¿Y por qué no elegimos solamente a los panaderos para medir la productividad laboral? Si recordamos, este indicador específico debe considerar a los trabajadores de todas las áreas, ya que cada uno de ellos aporta de manera directa o indirecta al objetivo general que es la productividad total de la empresa.

Ésa es la línea base. Cada mes que se vuelva a medir este indicador, se tendrá que comparar la producción promedio por trabajador que resulte (en septiembre, octubre, noviembre y diciembre) contra esa cifra de 186.

Las acciones que la empresa realice para incrementar la producción diaria promedio por trabajador deberán permitir que cada mes, el número de bolillos producido por trabajador sea mayor a 186 hasta cumplir con el objetivo específico para este caso: lograr que por cada trabajador se produzca al menos 240 piezas de pan diarias, en promedio, en cada mes, a más tardar en diciembre de 2014.

Para calcular el costo de los recursos utilizados (harina, sal, azúcar, levadura, agua y margarina) por cada mil bolillos en julio, dividimos el costo total de estos recursos consumidos en el mes ($44,077.20) entre el número de piezas elaboradas al mes (46,500) por mil, es decir:

Ahora, para calcular el costo de los recursos utilizados (harina, sal, azúcar, levadura, agua y margarina) por cada mil bolillos en agosto, dividimos el costo total de estos recursos consumidos en el mes ($54,624.16) entre el número de piezas elaboradas al mes (40,300) por mil, es decir:

Con estos datos, podemos obtener el costo de los recursos desperdiciados (harina, sal, azúcar, levadura, agua y margarina) por cada mil bolillos en agosto. Para lo cual, comparamos el costo de estos recursos consumidos en ese mes ($1,355.44), con respecto al costo del consumo de estos recursos por cada mil piezas en el mes de julio ($947.90). Esto es:

Para saber cuál es el porcentaje de desperdicio, dividimos el costo de los recursos desperdiciados por cada mil bolillos ($407.54) entre el costo por cada mil bolillos del periodo base ($947.90 en julio) por 100. Es decir:

El resultado significa que el 42.99% de los recursos que se utilizaron en la panadería en agosto se desperdician y no generan ganancia alguna.

Ésa es la línea base. Cada mes que se vuelva a medir este indicador, se tendrá que comparar el porcentaje de desperdicio de recursos que resulte (en septiembre, octubre, noviembre y diciembre) contra ese 42.99%.

Las acciones que la empresa realice para reducir ese desperdicio deberán permitir que cada mes, el porcentaje de recursos desaprovechados sea menor a ese 42.99% hasta cumplir con el objetivo específico para este caso: lograr que no haya desperdicio de recursos que utiliza la panadería para producir pan, a más tardar para diciembre de 2014.

Continuando con la integración:

Finalmente, es importante considerar que si no se fija una línea base, la empresa no contará con un punto de referencia contra el cual comparar los resultados obtenidos luego de implementar acciones para mejorar la productividad.

Lo que sigue ahora es justamente que su empresa defina qué acciones concretas realizará para lograr sus objetivos de productividad.

4. Definir y establecer las acciones para incrementar la productividad.

Lo que se debe hacer en este punto es establecer qué acciones se llevarán a cabo para lograr los objetivos definidos.

Si se alcanzan los objetivos específicos, entonces se podrá cumplir el objetivo general, que es lograr que para diciembre de 2014 la productividad de la panadería sea mayor a 1.34 que se alcanzó en julio cuando la empresa fue productiva.

Acciones para incrementar la productividad:

• Diseñar e implementar un programa de mantenimiento correctivo y preventivo para toda la maquinaria y equipo de la panadería.

• Diseñar e implementar un programa de capacitación y adiestramiento permanente para los trabajadores.

• Establecer y controlar los procedimientos exactos, las medidas y cantidades precisas que se requieren para la producción de pan.

Se sugiere agregar una columna denominada “Acciones para incrementar la productividad” al cuadro correspondiente. Así se tendrá toda la información que se necesita para el diseño del programa de productividad en un mismo lugar.

Hasta este punto, se cuenta con el siguiente avance del programa de productividad:

• Se identificó el síntoma y las causas que lo generan.

• Se definió el objetivo general de productividad y los objetivos específicos.

• Se formularon los indicadores de seguimiento.

• Se calculó la línea base.

• Se establecieron las acciones concretas que se desarrollarán para lograr los objetivos de productividad.

A partir de conocer las acciones para mejorar la productividad, ahora generamos un plan de trabajo para definir cuando se realizará cada tarea y con que frecuencia en la panaderia:

• El mantenimiento correctivo para la maquinaria y el equipo se realizará en septiembre y cuando se requiera. En tanto que el mantenimiento preventivo se llevará a cabo con una frecuencia mensual, la primera semana de cada mes.

• Con la finalidad de que el personal cuente con las habilidades y destrezas necesarias para desempeñar con eficiencia su trabajo y como consecuencia reducir el desperdicio, se proporcionará una capacitación remedial. Durante el resto del año se desarrollará una capacitación y adiestramiento permanentes, durante una semana cada mes. Se buscará dotar a los trabajadores de mayores competencias laborales para incrementar la producción promedio por trabajador.

• Esta capacitación permitirá mejorar el desempeño del trabajador, así como establecer y controlar procedimientos sobre las medidas y cantidades precisas que se requieren para la producción de pan y evitar los desperdicios. Esta actividad se verificará dos veces al mes, a partir de la primera semana de septiembre.

Como se observa, el plan de trabajo se hizo dividiendo cada mes en cuatro semanas promedio.

5. Implementar acciones para incrementar la productividad.

En esta fase del programa de productividad, la empresa debe llevar a cabo las acciones definidas de acuerdo al plan de trabajo respectivo y en orden de importancia.

Recuerde que en el módulo 2 dijimos lo siguiente:

“Después que usted y su equipo de trabajo identifiquen el problema como tal, tendrán resuelto el 50% de ese problema; el otro 50% tiene que ver con las acciones que, con base en el programa de productividad, realice su empresa para eliminar o reducir ese problema”.

De ahí la importancia de realizar todas las acciones en tiempo y forma y llevarlas a cabo de manera disciplinada. Esas acciones son prioritarias para incrementar la productividad de su empresa y sus ganancias.

6. Medir los resultados.

Como lo hemos dicho con anterioridad, lo que no se mide no se puede mejorar, pero se dijo que no basta medir. Además es necesario contar con un punto de referencia contra el cual comparar las mediciones que se realicen periódicamente, con el fin de evaluar los avances que logre la empresa al implementar su programa de productividad.

En esta fase se deben evaluar los avances que ha tenido la empresa. Para ello, se utilizarán los indicadores y líneas base que ya elaboramos.

• Se definió que una de las causas que han generado disminución de las ganancias de la empresa es el mantenimiento inadecuado que provocó fugas de gas.

La empresa definió que lo que hará para reducir el desperdicio de gas es diseñar e implementar un programa de mantenimiento correctivo y preventivo para toda la maquinaria y equipo de la panadería.

Si bien, el costo de desperdicio no fue muy alto, éste puede tener como consecuencia riesgos de trabajo o hasta un siniestro, como lo verá en el módulo 7.

• De igual forma, se identificó que no capacitar a los empleados generaba una menor producción promedio por trabajador.

La empresa definió que para combatir este problema se daría capacitación y adiestramiento.

• Asimismo, el desperdicio de recursos (harina, sal, azúcar, levadura, agua y margarina) afectaba negativamente la productividad.

Para la solución de esto, la empresa decidió establecer y controlar los procedimientos, las medidas y cantidades precisas que se requieren para la producción de pan.

Luego de implementar las acciones previstas en el programa de productividad, la empresa obtuvo los siguientes datos:

Como se observa a continuación, gracias a las acciones tomadas por la empresa, los costos disminuyeron al final del periodo establecido como meta.

Se resaltan los momentos en los que el costo bajó respecto a los costos de julio, mes en que la empresa fue productiva.

Asimismo, la producción aumentó. Se resalta el mes en el que la producción mensual rebasó la cantidad producida en julio.

Ya que se tuvieron los datos mensuales y por millar de los costos y de producción, se calcularon los costos de los recursos desperdiciados, con base en las fórmulas vistas con anterioridad.

Los valores se presentan en las tablas siguientes:

Como puede observar, en noviembre y diciembre, la panadería tiene costos de desperdicios negativos, lo que significa ahorros económicos, derivados de una mayor productividad.

Ya obtenidos los costos de los recursos desperdiciados, se calculó el impacto de las acciones tomadas por la empresa medido con base en los indicadores de seguimiento establecidos en el punto 2 de este módulo. Se obtuvieron los siguientes resultados:

Se puede apreciar en la tabla que, gracias a las medidas que tomó la panadería en su programa de productividad, el desperdicio de gas y el desperdicio de recursos en general disminuyeron a partir de septiembre de 2014.

En el mes de octubre se cumplieron los dos primeros objetivos específicos al eliminar el desperdicio del gas, así como el desperdicio del resto de los recursos. Para el mes de noviembre, no sólo se eliminó el desperdicio, sino que hubo ahorros comparado con julio.

De igual forma, a partir de noviembre la empresa logró una producción promedio diario por trabajador mayor a 240 bolillos, por lo que desde ese mes, la panadería cumplió el objetivo específico que se había planteado.

A continuación, se calculará la productividad de la panadería para saber si el objetivo general se cumplió. Es necesario recordar que el objetivo general de productividad es:

Lograr que para diciembre de 2014 la productividad de la panadería sea mayor a 1.34, es decir, que la empresa genere más de $0.34 de ganancias por cada peso de costos alcanzada en el mes de julio, cuando la panadería fue productiva.

Al calcular la productividad de la panadería, se observa que en el mes de diciembre 2014, el valor asciende a 1.52. Es decir, que la empresa gana $0.52 por cada peso de costos; lo que significa que el objetivo general de productividad de la empresa se cumplió porque fue mayor que la de julio.

Es importante reconocer que el incremento de la productividad de la empresa y la productividad laboral son resultado del esfuerzo y compromiso de los trabajadores con su empresa. Por lo tanto, es necesario compartir con ellos los beneficios de este estas ganancias, como lo veremos en el módulo 4.

7. Analizar los resultados.

Analizar los resultados obtenidos significa estudiar el comportamiento de los indicadores en el resto del año, en este caso de septiembre a diciembre de 2014, con el fin de identificar qué fue lo que generó ese comportamiento.

Para la panadería se aprecia que a partir de noviembre, se cumplen los tres objetivos definidos por la empresa. Eso significa que la empresa hizo un buen diagnóstico e implementó las acciones correctas, por eso eliminó gradualmente los problemas, hasta alcanzar sus objetivos.

Sin embargo, no siempre es posible resolver los problemas y lograr los objetivos de inmediato.

Para el caso de la productividad laboral, el objetivo se cumplió hasta noviembre cuando la empresa logró que cada trabajador produjera 250 bolillos al día. Aun así, el comportamiento de este indicador fue en aumento. Lo que es muy bueno para la empresa porque las acciones que implementó en su programa de productividad, en este caso, superaron las expectativas.

Tome en cuenta que es muy importante analizar los resultados con la misma frecuencia con la que mida los avances. No espere hasta el final para saber qué pasó e investigar las razones. Cuando usted analiza los resultados con regularidad, puede corregir si es necesario o continuar por la misma ruta si las cosas van bien como en nuestro caso.

8. Retroalimentar el programa.

Es recomendable que cuando usted implemente un programa de productividad, realice una reflexión respecto a lo que hizo bien, para seguir haciéndolo y en lo que puede mejorar, para hacerlo mejor, con base en los resultados que haya obtenido. Esto no sólo le ayudará a tener más ganancias, si no que permitirá el funcionamiento correcto de su empresa.

Los pasos que seguimos en este módulo son los siguientes:

  1. Para saber más…

La actividad específica de cada empresa requiere la definición de indicadores particulares para cada caso. A continuación le mostramos algunos ejemplos:

1. Indicador de productividad laboral para un hotel (servicios)

Esto quiere decir que si los mismos trabajadores llegan a atender a más habitaciones y en el mismo número de horas laboradas fueron más productivos.

2. Indicador de calidad

Este indicador nos ayuda a identificar si el porcentaje de devoluciones se encuentra dentro de un rango establecido, ya que de lo contrario es importante analizar el problema de las devoluciones.

3. Indicador de ventas

Este indicador tiene como finalidad llevar un auxiliar en el control de visitas por vendedor, así como atención a los clientes por parte de los vendedores, y de forma adicional establecer metas de visitas.